কিভাবে শেয়ারপয়েন্টে দুটি নথি একত্রিত করবেন?

আপনি যদি একজন SharePoint ব্যবহারকারী হন দুইটি নথি একত্রিত করার উপায় খুঁজছেন, তাহলে আপনি সঠিক জায়গায় এসেছেন! এই নিবন্ধে, আমরা আলোচনা করব কিভাবে সফলভাবে শেয়ারপয়েন্টে দুটি নথি একত্রিত করা যায়। আমরা নথিগুলিকে একত্রিত করার জন্য প্রয়োজনীয় পদক্ষেপগুলি কভার করব, সেইসাথে এই প্রক্রিয়াটির সুবিধা এবং অসুবিধাগুলিও। এই নিবন্ধের শেষ নাগাদ, আপনার কাছে সহজে SharePoint-এ দুটি নথি কার্যকরভাবে একত্রিত করার জ্ঞান থাকবে। চল শুরু করা যাক!

কিভাবে শেয়ারপয়েন্টে দুটি নথি একত্রিত করবেন

SharePoint হল একটি শক্তিশালী সহযোগিতা প্ল্যাটফর্ম যা দলগুলিকে নথি এবং তথ্য পরিচালনা, সঞ্চয় এবং শেয়ার করতে সাহায্য করে। এটি সহকর্মী এবং গ্রাহকদের সাথে সহযোগিতা করার একটি দুর্দান্ত উপায় এবং এর বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে একটি হল দুটি নথি একত্রিত করার ক্ষমতা। SharePoint-এ দুটি নথি একত্রিত করা একটি সহজ প্রক্রিয়া, এবং এই নিবন্ধটি ব্যাখ্যা করবে কিভাবে এটি করতে হয়।

ধাপ 1: SharePoint ডকুমেন্ট লাইব্রেরি অ্যাক্সেস করুন

SharePoint-এ দুটি নথি একত্রিত করার প্রথম ধাপ হল SharePoint নথি লাইব্রেরিতে প্রবেশ করা। এটি করার জন্য, আপনাকে SharePoint ওয়েবসাইটে আপনার অ্যাকাউন্টে লগ ইন করতে হবে। একবার আপনি লগ ইন করলে, আপনি যে ডকুমেন্ট লাইব্রেরিতে অ্যাক্সেস করতে চান সেখানে নেভিগেট করুন। তারপর, ডকুমেন্টস ট্যাবে ক্লিক করুন।

ধাপ 2: একত্রিত করার জন্য নথি নির্বাচন করুন

আপনি একবার ডকুমেন্ট লাইব্রেরিতে গেলে, আপনি যে নথিগুলিকে একত্রিত করতে চান তা নির্বাচন করতে হবে৷ এটি করার জন্য, আপনি যে নথিগুলি একত্রিত করতে চান তার পাশের চেকবক্সগুলি নির্বাচন করুন৷ একবার আপনি নথিগুলি নির্বাচন করলে, পৃষ্ঠার নীচে মার্জ বোতামে ক্লিক করুন।

ডোমেন উইন্ডোজ 10 থেকে কম্পিউটার সরান

ধাপ 3: মার্জ নিশ্চিত করুন

একবার আপনি মার্জ বোতামে ক্লিক করলে, আপনাকে একটি নিশ্চিতকরণ পৃষ্ঠা উপস্থাপন করা হবে। এই পৃষ্ঠাটি আপনি যে নথিগুলিকে একত্রিত করছেন তা তালিকাভুক্ত করবে এবং আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে আপনি এগিয়ে যেতে চান৷ একবার আপনি মার্জ নিশ্চিত করলে, SharePoint একটি নতুন নথি তৈরি করবে যাতে দুটি নথির সম্মিলিত বিষয়বস্তু থাকে।

ধাপ 4: মার্জড ডকুমেন্ট পর্যালোচনা এবং সংরক্ষণ করুন

একবার মার্জড ডকুমেন্ট তৈরি হয়ে গেলে, আপনাকে এর বিষয়বস্তু পর্যালোচনা করতে হবে। একবার আপনি বিষয়বস্তুগুলির সাথে সন্তুষ্ট হলে, আপনি আপনার SharePoint লাইব্রেরিতে নথিটি সংরক্ষণ করতে পারেন৷ এটি করতে, পৃষ্ঠার শীর্ষে সংরক্ষণ বোতামে ক্লিক করুন। আপনি এখন আপনার SharePoint লাইব্রেরি থেকে মার্জড ডকুমেন্ট অ্যাক্সেস করতে পারেন।

ধাপ 5: মার্জড ডকুমেন্ট শেয়ার করুন

একবার মার্জড ডকুমেন্টটি সেভ হয়ে গেলে, আপনি অন্য ব্যবহারকারীদের সাথে শেয়ার করতে পারেন। এটি করতে, পৃষ্ঠার শীর্ষে শেয়ার আইকনে ক্লিক করুন। এটি একটি ডায়ালগ বক্স খুলবে যেখানে আপনি যাদের সাথে নথিটি ভাগ করতে চান তাদের নাম বা ইমেল ঠিকানা লিখতে পারেন৷ আপনার কাজ শেষ হলে, নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীদের কাছে নথিটি পাঠাতে শেয়ার করুন-এ ক্লিক করুন।

ধাপ 6: মূল নথি মুছুন

একবার আপনি মার্জড ডকুমেন্ট শেয়ার করলে, আপনি আসল ডকুমেন্ট মুছে ফেলতে পারেন। এটি করার জন্য, আপনি যে নথিগুলি মুছতে চান তার পাশের চেকবক্সগুলি নির্বাচন করুন৷ তারপর, পৃষ্ঠার নীচে ডিলিট অপশনে ক্লিক করুন। SharePoint আপনাকে নিশ্চিত করতে অনুরোধ করবে যে আপনি নথিগুলি মুছতে চান। একবার আপনি মুছে ফেলার বিষয়টি নিশ্চিত করলে, নথিগুলি আপনার SharePoint লাইব্রেরি থেকে সরানো হবে।

ধাপ 7: নথির কার্যকলাপ মনিটর করুন

একবার আপনি নথিটি একত্রিত এবং ভাগ করে নিলে, আপনি নথির কার্যকলাপ নিরীক্ষণ করতে পারেন। এটি করতে, পৃষ্ঠার শীর্ষে কার্যকলাপ ট্যাবে ক্লিক করুন। এটি একটি পৃষ্ঠা খুলবে যা নথির সাথে সম্পর্কিত সমস্ত কার্যকলাপ প্রদর্শন করে, যেমন কে এটি দেখেছে বা সম্পাদনা করেছে৷ এটি নথির ট্র্যাক রাখার এবং এটি উদ্দেশ্য হিসাবে ব্যবহার করা হচ্ছে তা নিশ্চিত করার একটি দুর্দান্ত উপায়।

ধাপ 8: মার্জড ডকুমেন্ট এডিট করুন

আপনি যদি মার্জড নথিতে কোনো পরিবর্তন করতে চান, আপনি পৃষ্ঠার শীর্ষে সম্পাদনা বোতামে ক্লিক করে তা করতে পারেন। এটি একটি সম্পাদকে নথিটি খুলবে, যেখানে আপনি পরিবর্তন করতে এবং সেগুলি সংরক্ষণ করতে পারেন৷ আপনার কাজ শেষ হলে, নথিতে পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করতে সংরক্ষণ করুন ক্লিক করুন।

ধাপ 9: সংস্করণ নথি নিয়ন্ত্রণ

সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ নথিতে করা পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক রাখার একটি দুর্দান্ত উপায়। এটি করতে, পৃষ্ঠার শীর্ষে সংস্করণ ইতিহাস বোতামে ক্লিক করুন। এটি একটি পৃষ্ঠা খুলবে যা নথির সমস্ত সংস্করণ এবং তাদের তৈরি করার তারিখ প্রদর্শন করে। সময়ের সাথে নথিতে করা পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করার এটি একটি দুর্দান্ত উপায়।

ধাপ 10: ডকুমেন্টটি আর্কাইভ করুন

একবার আপনি মার্জড নথিতে কাজ করা শেষ হলে, আপনি এটি সংরক্ষণাগার করতে পারেন। এটি করতে, পৃষ্ঠার উপরের আর্কাইভ বোতামে ক্লিক করুন। এটি নথিটিকে সংরক্ষণাগারভুক্ত ফোল্ডারে নিয়ে যাবে, যা এটিকে দুর্ঘটনাক্রমে মুছে ফেলা বা সম্পাদনা করা থেকে আটকাবে৷ আপনি SharePoint লাইব্রেরির আর্কাইভ ফোল্ডারে নেভিগেট করে সর্বদা সংরক্ষণাগারভুক্ত নথিতে অ্যাক্সেস করতে পারেন।

সম্পর্কিত প্রশ্ন

Sharepoint কি?

শেয়ারপয়েন্ট একটি ওয়েব-ভিত্তিক অ্যাপ্লিকেশন প্ল্যাটফর্ম যা মাইক্রোসফ্ট দ্বারা তৈরি করা হয়েছে। এটি নথি ব্যবস্থাপনা এবং সহযোগিতার পাশাপাশি ওয়েবসাইট তৈরি এবং পরিচালনার জন্য ব্যবহৃত হয়। এটি ব্যবসার জন্য যেকোন ডিভাইস থেকে তথ্য সঞ্চয়, সংগঠিত, শেয়ার এবং অ্যাক্সেস করার জন্য একটি শক্তিশালী টুল।

শেয়ারপয়েন্ট মাইক্রোসফ্ট অফিস স্যুটের সাথে সংহত করে, ব্যবহারকারীদের নথি, স্প্রেডশীট এবং উপস্থাপনাগুলিতে সহযোগিতা করতে দেয়। এটি ওয়েবসাইট তৈরি এবং পরিচালনার পাশাপাশি নথিগুলি সংগঠিত এবং ভাগ করে নেওয়ার জন্য একটি সহজে ব্যবহারযোগ্য ইন্টারফেস প্রদান করে৷

কিভাবে শেয়ারপয়েন্টে দুটি নথি একত্রিত করবেন?

শেয়ারপয়েন্টে দুটি নথি মার্জ করা সহজ। প্রথমে, আপনি যে দুটি নথিকে আলাদা উইন্ডোতে একত্রিত করতে চান তা খুলতে হবে। দস্তাবেজগুলি একই লাইব্রেরিতে রয়েছে তা নিশ্চিত করুন। তারপর, উভয় নথি নির্বাচন করুন, নির্বাচনের উপর ডান-ক্লিক করুন এবং মার্জ নির্বাচন করুন।

নথিগুলি একত্রিত হওয়ার পরে, আপনি এটি সঠিক কিনা তা নিশ্চিত করতে মার্জ করা সংস্করণটির পূর্বরূপ দেখতে পারেন৷ তারপরে আপনি একত্রিত নথি সংরক্ষণ করতে পারেন বা পরিবর্তনগুলিকে বাতিল করতে না চাইলে সেগুলিকে বাতিল করতে পারেন৷ অবশেষে, আপনি আপনার দল বা সহকর্মীদের সাথে মার্জড ডকুমেন্ট শেয়ার করতে পারেন।

শেয়ারপয়েন্টে নথি মার্জ করার সুবিধা কী?

শেয়ারপয়েন্টে নথি একত্রিত করা অনেকগুলি সুবিধা প্রদান করে। এটি দলগুলিকে আরও দক্ষতার সাথে নথিতে সহযোগিতা করার অনুমতি দেয়, কারণ তারা সহজেই দুটি নথিকে একত্রিত করতে পারে। এটি নথিগুলি সংগঠিত করতে সহায়তা করে এবং নিশ্চিত করে যে সমস্ত দলের সদস্য একই পৃষ্ঠায় রয়েছে। অধিকন্তু, এটি একই নথির একাধিক সংস্করণের প্রয়োজনীয়তা হ্রাস করে, যা সময়সাপেক্ষ এবং বিভ্রান্তিকর হতে পারে।

SharePoint এ নথি একত্রিত করা পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করা এবং নির্ভুলতা নিশ্চিত করা সহজ করে তোলে। এটি ব্যবহারকারীদের বিভিন্ন সংস্করণ ম্যানুয়ালি তুলনা না করে সহজেই পর্যালোচনা করতে এবং নথিতে পরিবর্তন করতে দেয়। এটি নথিগুলিকে আপ-টু-ডেট রাখার একটি সহজ উপায়ও প্রদান করে এবং নিশ্চিত করে যে সবাই সাম্প্রতিক সংস্করণ থেকে কাজ করছে।

শেয়ারপয়েন্টে নথি মার্জ করা কতটা নিরাপদ?

শেয়ারপয়েন্টে নথি একত্রিত করা নিরাপদ। শেয়ারপয়েন্টে সংরক্ষিত সমস্ত নথি এনক্রিপ্ট করা হয় এবং নিরাপদ পরিবেশে সংরক্ষণ করা হয়। অনুমতিগুলি সেট করাও সম্ভব যাতে কেবলমাত্র নির্দিষ্ট ব্যক্তিরা নথিগুলি অ্যাক্সেস করতে এবং দেখতে পারে৷ উপরন্তু, শেয়ারপয়েন্ট সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ এবং অডিট লগের মতো বৈশিষ্ট্য সরবরাহ করে যা ব্যবহারকারীদের পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করতে এবং নির্ভুলতা নিশ্চিত করতে দেয়।

এছাড়াও, শেয়ারপয়েন্ট ব্যবহারকারীর অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ এবং ডেটা ক্ষতি প্রতিরোধের মতো বৈশিষ্ট্যগুলিও অফার করে যা অননুমোদিত অ্যাক্সেস বা অপব্যবহার থেকে নথিগুলিকে রক্ষা করতে সহায়তা করে। দূষিত সফ্টওয়্যার থেকে রক্ষা করতে এটিতে ম্যালওয়্যার সুরক্ষাও রয়েছে৷ এই সমস্ত বৈশিষ্ট্যগুলি নিশ্চিত করতে সাহায্য করে যে দস্তাবেজগুলিকে Sharepoint এ মার্জ করার সময় সুরক্ষিত এবং গোপনীয় থাকে৷

শেয়ারপয়েন্টে নথি মার্জ করার সীমাবদ্ধতাগুলি কী কী?

শেয়ারপয়েন্টে নথি একত্রিত করার সীমাবদ্ধতাগুলির মধ্যে একটি হল বিভিন্ন লাইব্রেরি থেকে নথি একত্রিত করা সবসময় সম্ভব নয়। উপরন্তু, পিডিএফ এবং ওয়ার্ড ডকুমেন্টের মতো একত্রিত করা যেতে পারে এমন নথির ধরনের উপর সীমাবদ্ধতা থাকতে পারে। অতিরিক্তভাবে, শেয়ারপয়েন্টে নথিগুলি একত্রিত করা সময়সাপেক্ষ হতে পারে, বিশেষ করে যখন বড় নথিগুলির সাথে কাজ করা হয়।

উপরন্তু, শেয়ারপয়েন্টে নথিগুলি মার্জ করার সময় সামঞ্জস্যের সমস্যা হতে পারে। এটি সফ্টওয়্যার সংস্করণে পার্থক্য বা অন্যান্য ফর্ম্যাটিং সমস্যার কারণে হতে পারে। অবশেষে, শেয়ারপয়েন্ট বহিরাগত উত্স থেকে নথি একত্রিত করা সমর্থন করে না, যেমন Google ড্রাইভ বা ড্রপবক্স৷

শেয়ারপয়েন্টে নথি একত্রিত করার জন্য সর্বোত্তম অনুশীলনগুলি কী কী?

শেয়ারপয়েন্টে নথিগুলিকে একত্রিত করার সর্বোত্তম অনুশীলনগুলির মধ্যে রয়েছে একত্রিত হওয়ার আগে নথিগুলির ব্যাক আপ নেওয়া, নথিগুলিতে কার অ্যাক্সেস রয়েছে তা নিয়ন্ত্রণ করার অনুমতি সেট করা এবং পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করতে সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ ব্যবহার করা। এটি সংরক্ষণ করার আগে মার্জড নথির পূর্বরূপ দেখাও গুরুত্বপূর্ণ, এটি সঠিক কিনা তা নিশ্চিত করতে।

নথিগুলিকে একত্রিত করার সময়, এটি নিশ্চিত করাও গুরুত্বপূর্ণ যে সমস্ত দলের সদস্যরা সাম্প্রতিক সংস্করণ থেকে কাজ করছে৷ অবশেষে, শেয়ারপয়েন্টে একত্রিত করার আগে দস্তাবেজগুলি সামঞ্জস্যপূর্ণ কিনা তা নিশ্চিত করতে একটি তৃতীয় পক্ষের সরঞ্জাম ব্যবহার করা একটি ভাল ধারণা। এটি সামঞ্জস্যের সমস্যাগুলির ঝুঁকি কমাতে এবং নথিগুলি সঠিকভাবে একত্রিত হয়েছে তা নিশ্চিত করতে সহায়তা করবে৷

শেয়ারপয়েন্ট দুটি নথি একসাথে একত্রিত করা সহজ করে তোলে। এই নিবন্ধে বর্ণিত সহজ পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করে, আপনি SharePoint-এ দুটি নথি দ্রুত এবং সহজেই একত্রিত করতে পারেন। এটি আপনার সময় এবং শ্রম সাশ্রয় করবে, আপনাকে অন্যান্য কাজে ফোকাস করার অনুমতি দেবে। এই টুলের সাহায্যে, আপনি ফাইল ডাউনলোড এবং আপলোড করার ঝামেলা ছাড়াই শেয়ারপয়েন্টে দুটি নথি সহজেই এবং দ্রুত একত্রিত করতে পারেন।