কিভাবে শেয়ারপয়েন্টে একটি শেয়ার করা এক্সেল ফাইল তৈরি করবেন?

SharePoint-এ একটি Excel ফাইল তৈরি করা আপনার দলের প্রত্যেকেরই একই নথিতে অ্যাক্সেস রয়েছে তা নিশ্চিত করার একটি কার্যকর উপায় হতে পারে, তারা যেখানেই থাকুক না কেন। এই নির্দেশিকা আপনাকে দেখাবে কিভাবে শেয়ারপয়েন্টে একটি শেয়ার করা এক্সেল ফাইল তৈরি করতে হয়, সেইসাথে এই সিস্টেম ব্যবহারের সুবিধাগুলিও। এই নির্দেশিকাটির সাহায্যে, আপনি SharePoint-এ একটি এক্সেল ফাইল ভাগ করে নেওয়ার সুবিধাগুলির সুবিধা নিতে সক্ষম হবেন এবং এটি ঘটানোর জন্য সহজ পদক্ষেপগুলি শিখতে পারবেন৷

শেয়ারপয়েন্টে একটি ভাগ করা এক্সেল ফাইল তৈরি করা: শেয়ারপয়েন্টে একটি ভাগ করা এক্সেল ফাইল তৈরি করতে, এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:

আপনার ওয়েব ব্রাউজারে শেয়ারপয়েন্ট খুলুন।
লাইব্রেরি বেছে নিন যেখানে আপনি ফাইলটি সংরক্ষণ করতে চান।
এক্সেল ফাইল আপলোড করতে আপলোড বোতামে ক্লিক করুন।
ফাইলটি আপলোড হয়ে গেলে, এটি খুলতে ক্লিক করুন।
ফাইল ট্যাবে যান এবং শেয়ার নির্বাচন করুন।
আপনি যাদের সাথে ফাইলটি শেয়ার করতে চান তাদের নাম লিখুন।
আপনি তাদের দিতে চান অ্যাক্সেসের স্তর নির্বাচন করুন.
শেষ করতে শেয়ার ক্লিক করুন.

শেয়ারপয়েন্টে কীভাবে একটি শেয়ার করা এক্সেল ফাইল তৈরি করবেন

কিভাবে বুটক্যাম্প আনইনস্টল করবেন

কিভাবে SharePoint এ একটি শেয়ার করা এক্সেল ফাইল তৈরি করবেন?

SharePoint হল একটি শক্তিশালী ক্লাউড-ভিত্তিক সহযোগিতার সরঞ্জাম যা সংস্থাগুলিকে নথি, স্প্রেডশীট এবং অন্যান্য ডিজিটাল সম্পদগুলি সংরক্ষণ, অ্যাক্সেস এবং সহযোগিতা করতে সক্ষম করে৷ অনেক কোম্পানি ক্লাউডে তাদের ডেটা এবং নথিগুলি হোস্ট করতে SharePoint ব্যবহার করে এবং এটি সহকর্মী এবং বহিরাগত অংশীদারদের সাথে এক্সেল স্প্রেডশীটগুলি ভাগ করার জন্য একটি চমৎকার টুল।

SharePoint-এ একটি শেয়ার করা এক্সেল ফাইল তৈরি করা সহজ এবং সরল, এবং এর জন্য মাত্র কয়েকটি সহজ পদক্ষেপের প্রয়োজন। এই নিবন্ধে, আমরা ঠিক কিভাবে এটি করতে হবে ব্যাখ্যা করব।

ধাপ 1: শেয়ারপয়েন্টে এক্সেল ফাইল আপলোড করুন

SharePoint এ একটি শেয়ার করা এক্সেল ফাইল তৈরি করার প্রথম ধাপ হল ফাইলটি SharePoint সাইটে আপলোড করা। এটি করার জন্য, আপনাকে আপনার SharePoint অ্যাকাউন্টে লগ ইন করতে হবে এবং ডকুমেন্ট লাইব্রেরিতে নেভিগেট করতে হবে যেখানে আপনি ফাইলটি সংরক্ষণ করতে চান। একবার আপনি ডকুমেন্ট লাইব্রেরিতে গেলে, আপলোড বোতামে ক্লিক করুন এবং আপনার কম্পিউটার থেকে এক্সেল ফাইলটি নির্বাচন করুন।

একবার ফাইলটি আপলোড হয়ে গেলে, আপনি এটির একটি নাম দিতে পারেন এবং ফাইল সম্পর্কে আপনি যে কোনো অতিরিক্ত তথ্য সংরক্ষণ করতে চান তা যোগ করতে পারেন। আপনার কাজ শেষ হয়ে গেলে, Save এ ক্লিক করুন এবং ফাইলটি SharePoint সাইটে আপলোড করা হবে।

ধাপ 2: নিরাপত্তা এবং অনুমতি সেট করুন

ফাইলটি শেয়ারপয়েন্টে আপলোড হয়ে গেলে, পরবর্তী ধাপ হল ফাইলটির নিরাপত্তা এবং অনুমতি সেট করা। এটি নির্ধারণ করবে কারা ফাইলটি অ্যাক্সেস করতে পারে এবং তারা এটি দিয়ে কী করতে পারে। নিরাপত্তা এবং অনুমতি সেট করতে, ডকুমেন্ট লাইব্রেরিতে সেটিংস বোতামে ক্লিক করুন এবং অনুমতি নির্বাচন করুন।

এখান থেকে, আপনি ফাইলের জন্য অনুমতি সেট করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি ফাইলটিকে সর্বজনীন করতে পারেন যাতে লিঙ্ক সহ যে কেউ এটি অ্যাক্সেস করতে পারে, বা আপনি এটিকে ব্যক্তিগত করতে পারেন এবং নির্দিষ্ট লোকেদের অ্যাক্সেস সীমাবদ্ধ করতে পারেন। আপনি বিভিন্ন ব্যবহারকারী বা গোষ্ঠীর জন্য নির্দিষ্ট অনুমতি স্তরগুলিও সেট করতে পারেন, যেমন পড়ুন বা সম্পাদনা করুন৷

উইন্ডোজ ফায়ারওয়াল কনফিগার করুন

ধাপ 3: এক্সেল ফাইল শেয়ার করুন

নিরাপত্তা এবং অনুমতি সেট হয়ে গেলে, পরবর্তী ধাপ হল এক্সেল ফাইল শেয়ার করা। এটি করতে, ডকুমেন্ট লাইব্রেরিতে শেয়ার বোতামে ক্লিক করুন এবং আপনি যাদের সাথে ফাইলটি ভাগ করতে চান তাদের ইমেল ঠিকানা লিখুন৷ আপনি কেন ফাইলটি শেয়ার করছেন তা ব্যাখ্যা করার জন্য আপনি একটি বার্তা যোগ করতে পারেন।

আপনার কাজ শেষ হলে, পাঠাতে ক্লিক করুন এবং ফাইলটি আপনার নির্দিষ্ট করা লোকেদের সাথে শেয়ার করা হবে। তারা ফাইলের একটি লিঙ্ক সহ একটি ইমেল পাবে এবং তারা তাদের SharePoint অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করে এটি অ্যাক্সেস করতে সক্ষম হবে।

ধাপ 4: ফাইল বিজ্ঞপ্তি সেট করুন

একবার এক্সেল ফাইল শেয়ার করা হলে, পরবর্তী ধাপ হল ফাইল বিজ্ঞপ্তি সেট করা। এটি আপনাকে যখনই কেউ ফাইলে পরিবর্তন করে তখন আপনাকে অবহিত করার অনুমতি দেবে। ফাইল বিজ্ঞপ্তি সেট করতে, ডকুমেন্ট লাইব্রেরিতে সেটিংস বোতামে ক্লিক করুন এবং সতর্কতা নির্বাচন করুন।

এখান থেকে, আপনি কোন ধরণের বিজ্ঞপ্তি পেতে চান তা চয়ন করতে পারেন৷ উদাহরণস্বরূপ, যখনই ফাইলটি পরিবর্তন করা হয়, যখন কেউ ফাইলটিতে মন্তব্য করে, বা যখন কেউ একটি নতুন সংস্করণ তৈরি করে তখন আপনাকে অবহিত করা যেতে পারে৷ বিজ্ঞপ্তিগুলি সেট হয়ে গেলে, যখনই কেউ ফাইলে পরিবর্তন করবে তখনই আপনাকে সতর্ক করা হবে।

ধাপ 5: এক্সেল ফাইলে সহযোগিতা করুন

শেষ ধাপ হল এক্সেল ফাইলে সহযোগিতা করা। SharePoint রিয়েল-টাইমে ফাইলগুলিতে সহযোগিতা করা সহজ করে, এবং আপনি এইমাত্র তৈরি করা এক্সেল ফাইলের সাথে এটি করতে পারেন। সহযোগিতা শুরু করতে, ডকুমেন্ট লাইব্রেরিতে সহযোগিতা বোতামে ক্লিক করুন এবং ব্রাউজারে সম্পাদনা নির্বাচন করুন।

এটি ব্রাউজারে এক্সেল ফাইলটি খুলবে এবং আপনি এবং আপনার সহযোগীরা রিয়েল-টাইমে ফাইলটিতে পরিবর্তন করতে সক্ষম হবেন। এছাড়াও আপনি চ্যাট উইন্ডোতে একে অপরের সাথে চ্যাট করতে পারেন এবং সমস্ত পরিবর্তন স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষিত হবে।

ধাপ 6: এক্সেল ফাইল ডাউনলোড করুন

যখন আপনি Excel ফাইলে সহযোগিতা করা শেষ করেন, আপনি এটি আপনার কম্পিউটারে ডাউনলোড করতে পারেন। এটি করতে, ডকুমেন্ট লাইব্রেরিতে ডাউনলোড বোতামে ক্লিক করুন এবং এক্সেল হিসাবে ডাউনলোড নির্বাচন করুন। এটি আপনার কম্পিউটারে ফাইলটি ডাউনলোড করবে এবং তারপরে আপনি এটিকে আপনার ইচ্ছামত ব্যবহার করতে পারবেন।

ধাপ 7: সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ পরিচালনা করুন

SharePoint এক্সেল ফাইলের জন্য সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ পরিচালনা করা সহজ করে তোলে। এটি করতে, ডকুমেন্ট লাইব্রেরিতে সেটিংস বোতামে ক্লিক করুন এবং সংস্করণ ইতিহাস নির্বাচন করুন। এটি ফাইলের সমস্ত সংস্করণের একটি তালিকা খুলবে এবং আপনি সময়ের সাথে ফাইলে করা পরিবর্তনগুলি দেখতে পারবেন।

ফায়ারফক্স আমার কম্পিউটারে ডাউনলোড করবে না

প্রয়োজনে আপনি ফাইলটির পূর্ববর্তী সংস্করণও পুনরুদ্ধার করতে পারেন। এটি করার জন্য, আপনি যে সংস্করণটি পুনরুদ্ধার করতে চান তা নির্বাচন করুন, পুনরুদ্ধার করুন ক্লিক করুন এবং সংস্করণটি তার আগের অবস্থায় পুনরুদ্ধার করা হবে।

ধাপ 8: এক্সেল ফাইল মুছুন

যখন আপনি Excel ফাইলের সাথে কাজ শেষ করেন, আপনি SharePoint থেকে এটি মুছে ফেলতে পারেন। এটি করতে, ডকুমেন্ট লাইব্রেরিতে সেটিংস বোতামে ক্লিক করুন এবং মুছুন নির্বাচন করুন। এটি SharePoint সাইট থেকে ফাইলটিকে স্থায়ীভাবে মুছে ফেলবে এবং এটি আর দেখতে বা ডাউনলোড করার জন্য উপলব্ধ থাকবে না৷

ধাপ 9: স্টোরেজ স্পেস পরিচালনা করুন

আপনি যখন এক্সেল ফাইল পরিচালনা করা শেষ করেন, তখন আপনি আপনার সমস্ত ফাইলের জন্য পর্যাপ্ত জায়গা আছে তা নিশ্চিত করতে আপনার স্টোরেজ স্পেস পরিচালনা করতে পারেন। এটি করতে, ডকুমেন্ট লাইব্রেরিতে স্টোরেজ বোতামে ক্লিক করুন এবং স্টোরেজ পরিচালনা করুন নির্বাচন করুন।

এখান থেকে, আপনি যে পরিমাণ স্টোরেজ স্পেস ব্যবহার করেছেন এবং কত স্টোরেজ স্পেস রেখে গেছেন তা দেখতে পারবেন। আপনি সেই ফাইলগুলিও মুছে ফেলতে পারেন যেগুলির জন্য আপনার আর সঞ্চয়স্থান খালি করার প্রয়োজন নেই৷

ধাপ 10: ফাইল কার্যকলাপ মনিটর

অবশেষে, আপনার ফাইলগুলি অ্যাক্সেস করা এবং যথাযথভাবে ব্যবহার করা হচ্ছে তা নিশ্চিত করতে আপনি ফাইল কার্যকলাপ নিরীক্ষণ করতে পারেন। এটি করতে, ডকুমেন্ট লাইব্রেরিতে কার্যকলাপ বোতামে ক্লিক করুন এবং মনিটর নির্বাচন করুন। এটি আপনাকে দেখাবে কে ফাইলটি অ্যাক্সেস করেছে এবং কখন, সেইসাথে ফাইলটিতে যে কোনো পরিবর্তন করা হয়েছে।

যখনই কেউ ফাইলটি অ্যাক্সেস করে বা এতে পরিবর্তন করে তখন আপনি বিজ্ঞপ্তির জন্য সতর্কতা সেট করতে পারেন। এটি আপনাকে কারা ফাইলটি অ্যাক্সেস করছে এবং তারা এটির সাথে কী করছে তা ট্র্যাক রাখতে সহায়তা করবে৷