এখানে কিছু পদ্ধতি আছে একটি এক্সেল ফাইলের আকার হ্রাস করুন উইন্ডোজ 11/10 এ। অনেক ব্যবহারকারী তাদের এক্সেল ওয়ার্কবুকের বড় আকারের কারণে সমস্যার সম্মুখীন হওয়ার কথা জানিয়েছেন। ফাইল লোড করার সময়, এক্সেল পিছিয়ে বা জমাট বাঁধে। বিশাল ফাইলের আকারও অন্যদের সাথে ফাইল শেয়ার করতে অসুবিধা সৃষ্টি করে। এখন, বেশ কয়েকটি কারণ আপনার এক্সেল ফাইলের আকার বাড়াতে পারে। আসুন জেনে নেওয়া যাক এই কারণগুলো।
আমার এক্সেল ফাইলের আকার এত বড় কেন?
একটি প্রধান কারণ হল আপনার শীটে উচ্চ মানের ছবি যোগ করা। তা ছাড়াও, আপনি যখন একটি পিভট টেবিল যোগ করেন তখন পিভট ক্যাশে স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হয় বড় আকারের এক্সেল ফাইলগুলির পিছনে আরেকটি কারণ। এর অন্যান্য কারণগুলির মধ্যে রয়েছে অতিরিক্ত বিন্যাস, অত্যধিক ডেটা, এমবেডেড অবজেক্ট এবং একটি একক ওয়ার্কবুকে অনেকগুলি ওয়ার্কশীট যুক্ত করা।
কিভাবে একটি এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে?
যদি আপনার এক্সেল ওয়ার্কবুকের আকার খুব বড় হয়, তাহলে আপনি Excel ফাইলের আকার কমাতে নীচের টিপস এবং কৌশলগুলি ব্যবহার করতে পারেন:
- এক্সেল বাইনারি ওয়ার্কবুক হিসাবে আপনার স্প্রেডশীট সংরক্ষণ করুন।
- অপ্রয়োজনীয় ওয়ার্কশীট, ডেটা এবং অব্যবহৃত সূত্রগুলি সরান।
- যোগ করা ইমেজ ফাইল কম্প্রেস.
- আপনার এক্সেল ফাইলের সাথে পিভট ক্যাশে সংরক্ষণ করবেন না।
- আপনার ওয়ার্কবুক থেকে ফরম্যাটিং সরান।
- ঘড়ি মুছুন।
- একটি ডেডিকেটেড টুল ব্যবহার করে এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করুন।
1] আপনার স্প্রেডশীটটি এক্সেল বাইনারি ওয়ার্কবুক হিসাবে সংরক্ষণ করুন
আপনার এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে আমরা প্রথম যে টিপটি শেয়ার করতে চাই তা হল XLS বা XLSX ফর্ম্যাটের পরিবর্তে এক্সেল বাইনারি ওয়ার্কবুক (XLSB) ফর্ম্যাটে ওয়ার্কবুক সংরক্ষণ করা৷ এই বিন্যাসটি ওয়ার্কবুকটিকে অনেক কম আকারে সংরক্ষণ করে কারণ এটি XML-ভিত্তিক বিন্যাসের চেয়ে বাইনারি বিন্যাসে ডেটা সংরক্ষণ করে।
মনে রাখবেন যে XLS এবং XLSX ফর্ম্যাটগুলি আরও ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত ফর্ম্যাট এবং বেশিরভাগ তৃতীয় পক্ষের স্প্রেডশীট প্রোগ্রামগুলির সাথে কাজ করে৷ যাইহোক, যদি আপনি ফাইলটি শুধুমাত্র Microsoft Excel বা XSLB ফর্ম্যাট সমর্থন করে এমন অন্যান্য সফ্টওয়্যার ব্যবহার করেন তবে বাইনারি বিন্যাসটি ঠিক আছে।
এক্সেল বাইনারি ওয়ার্কবুক হিসাবে আপনার স্প্রেডশীট সংরক্ষণ করতে, নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:
- প্রথমে সোর্স এক্সেল ফাইলটি খুলুন এবং ক্লিক করুন ফাইল > বিকল্প > সংরক্ষণ করুন বিকল্প
- এখন, আউটপুট বিন্যাস সেট করুন এক্সেল বাইনারি ওয়ার্কবুক (.xlsb) এবং চাপুন সংরক্ষণ বোতাম
2] অপ্রয়োজনীয় ওয়ার্কশীট, ডেটা এবং অব্যবহৃত সূত্রগুলি সরান
আপনি আপনার ওয়ার্কবুক থেকে কোন প্রাসঙ্গিক বা উল্লেখযোগ্য ডেটা ছাড়াই অপ্রয়োজনীয় ওয়ার্কশীটগুলি মুছে ফেলার চেষ্টা করতে পারেন। নীচে থেকে শীট ট্যাবে ডান-ক্লিক করুন এবং মুছুন বিকল্পটি নির্বাচন করুন। এছাড়াও, আপনি আপনার এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে অবাঞ্ছিত ডেটা এবং সূত্রগুলিও সাফ করতে পারেন।
3] যোগ করা ইমেজ ফাইল কম্প্রেস
আপনার এক্সেল ফাইলের আকার আরও কমাতে চান? ভাল, আপনার স্প্রেডশীটে যোগ করা ইমেজ ফাইলগুলিকে সংকুচিত করার চেষ্টা করুন৷ উচ্চ রেজোলিউশনের ছবিগুলি এক্সেল ওয়ার্কবুকের ফাইলের আকার বাড়ায়। সুতরাং, এমবেড করা চিত্রের আকার কমিয়ে দিন এবং এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে এক্সেল ফাইলের আকার হ্রাস করবে।
এটি কীভাবে করবেন তা এখানে:
- প্রথমে, আপনার এক্সেল ফাইলে একটি ছবি নির্বাচন করুন এবং তে যান ছবি ট্যাব
- এখন, ক্লিক করুন কম্প্রেস ছবি সামঞ্জস্য গ্রুপের অধীনে বোতাম।
- পরবর্তী, টিক দিন শুধুমাত্র এই ছবির জন্য আবেদন করুন (আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী নির্বাচন করুন) এবং ছবি কাটা এলাকা মুছুন চেকবক্স
- এর পরে, ক্লিক করুন ডিফল্ট রেজোলিউশন ব্যবহার করুন রেজোলিউশনের অধীনে বিকল্প।
- অবশেষে, চাপুন ঠিক আছে আপনার সমস্ত ছবি সংকুচিত করার জন্য বোতাম।
পড়ুন: এক্সেল একই সময়ে একই নামের দুটি ওয়ার্কবুক খুলতে পারে না .
4] আপনার এক্সেল ফাইলের সাথে পিভট ক্যাশে সংরক্ষণ করবেন না
এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে আপনি আপনার ওয়ার্কবুক থেকে পিভট ক্যাশেও সরাতে পারেন। আপনি যখন আপনার ওয়ার্কবুকে একটি পিভট টেবিল তৈরি করেন, তখন Excel স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি পিভট ক্যাশে তৈরি করে যা মূলত ডেটা উৎসের একটি প্রতিলিপি সঞ্চয় করে। যদিও এটি প্রক্রিয়া চলাকালীন সহায়ক, এটি ফাইলের আকার বাড়ায়। সুতরাং, আপনার এক্সেল ওয়ার্কবুকের ফাইলের আকার হ্রাস পেতে আপনি পিভট ক্যাশে মুছে ফেলতে পারেন।
এটি করতে, আপনার পিভট টেবিলের একটি ঘরে ক্লিক করুন এবং তারপরে যান৷ পিভট টেবিল বিশ্লেষণ ট্যাব এখন, PivotTable গ্রুপের অধীনে, নির্বাচন করুন অপশন এবং সরান ডেটা প্রদর্শিত ডায়ালগ উইন্ডোতে ট্যাব। এর পরে, নামক অপশনগুলো আনচেক করুন ফাইলের সাথে উত্স ডেটা সংরক্ষণ করুন এবং ফাইল খোলার সময় ডেটা রিফ্রেশ করুন .
একটি এক্সেল ওয়ার্কবুকের ফাইলের আকার কমাতে আরও টিপস প্রয়োজন? পরবর্তী টিপ এগিয়ে যান.
দেখা: কিভাবে এক্সেল শীট থেকে মেটাডেটা অপসারণ করবেন ?
5] আপনার ওয়ার্কবুক থেকে ফরম্যাটিং সরান
যদি সম্ভব হয়, আপনি একটি এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে আপনার স্প্রেডশীট থেকে বিন্যাস অপসারণ করতে পারেন। ফরম্যাটিং আপনার ওয়ার্কবুককে আরও ব্যাপক এবং তথ্যপূর্ণ করতে উপযোগী। যাইহোক, এটি ফাইলের আকার উল্লেখযোগ্যভাবে বৃদ্ধি করে। সুতরাং, যদি আপনার কাছে সমস্ত বিন্যাস মুছে ফেলার বিকল্প থাকে তবে তা করুন এবং এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি বড় এক্সেল ওয়ার্কবুকের ফাইলের আকার হ্রাস করবে।
এটি করতে, আপনি হোম ট্যাবে যেতে পারেন এবং ক্লিক করতে পারেন সাফ > সাফ বিন্যাস সম্পাদনা গোষ্ঠীর অধীনে বিকল্প। এটি নির্বাচিত কক্ষ থেকে বিন্যাস অপসারণ করবে।
পড়ুন: বিনামূল্যে সফ্টওয়্যার এবং অনলাইন টুল ব্যবহার করে ব্যাচ কম্প্রেস PDF ফাইল .
6] ঘড়ি মুছুন
এক্সেল একটি ওয়াচ উইন্ডো প্রদান করে যা ব্যবহার করে আপনি সহজেই ফর্মুলা গণনা পরিদর্শন, নিরীক্ষা বা নিশ্চিত করতে পারেন এবং একাধিক ওয়ার্কশীট সহ একটি বড় ওয়ার্কবুকে ফলাফল পেতে পারেন। যাইহোক, এটি আপনার ফাইলের আকার বাড়াতে পারে। সুতরাং, আপনি যখন ঘড়ি দিয়ে কাজ শেষ, আপনি তাদের অপসারণ করতে পারেন.
এক্সেল এ একটি ঘড়ি মুছে ফেলতে, যান সূত্র ট্যাব এবং ক্লিক করুন ওয়াচ উইন্ডো বিকল্প এখন, যোগ করা ঘড়ি নির্বাচন করুন এবং টিপুন ঘড়ি মুছুন বোতাম
7] একটি ডেডিকেটেড টুল ব্যবহার করে এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করুন
যদি এক্সেল ফাইলের আকার ম্যানুয়ালি কমাতে ক্লান্তিকর মনে হয়, আমরা একটি তৃতীয় পক্ষের টুল ব্যবহার করার পরামর্শ দিই। প্রচুর অনলাইন টুল এবং ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশন রয়েছে যা আপনাকে এক্সেল ফাইল সহ বিভিন্ন ধরনের ফাইলের আকার কমাতে সাহায্য করে। আপনি যদি একটি বিনামূল্যে খুঁজছেন, আমরা ব্যবহার করার সুপারিশ করবে ক্লিপ কমপ্রেস . এটি একটি ভাল অনলাইন টুল যা ব্যবহার করে আপনি XLS এবং XLSX ফাইলের আকার কমাতে পারেন।
কীভাবে সংযুক্ত প্রিমিয়াম বন্ধ করবেন
আমি আশা করি এই পোস্টটি আপনাকে এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে সাহায্য করবে।
কোন সফটওয়্যার এক্সেল ফাইলের আকার কমায়?
আপনি যদি অফলাইনে এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে চান তবে আপনি একটি ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করতে পারেন। কিছু ফাইল কম্প্রেশন সফ্টওয়্যার রয়েছে যা আপনাকে এক্সেল ফাইলের আকার হ্রাস করতে দেয়। কিছু নাম দেওয়ার জন্য, আপনি Sobolsoft দ্বারা NXPowerLite বা Excel ফাইলের আকার হ্রাস সফ্টওয়্যার ব্যবহার করতে পারেন। এগুলি একটি ট্রায়াল সংস্করণ সহ পেইড সফ্টওয়্যার। আপনি যদি এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে একটি বিনামূল্যের টুল চান, তাহলে WeCompress বা ClipCompress এর মতো বিনামূল্যের অনলাইন টুল ব্যবহার করুন।
এখন পড়ুন: কিভাবে একটি Word নথির আকার সংকুচিত এবং কমাতে হয় ?
