মালিক ছাড়া মাইক্রোসফ্ট 365 গ্রুপ এবং দলগুলি কীভাবে পরিচালনা করবেন

একজন আইটি বিশেষজ্ঞ হিসাবে, আপনি জানেন যে Microsoft 365 গ্রুপ এবং দলগুলি প্রকল্পগুলি পরিচালনা করার এবং সহকর্মীদের সাথে সহযোগিতা করার একটি দুর্দান্ত উপায় হতে পারে। যাইহোক, আপনি এটাও জানেন যে সঠিক ব্যবস্থাপনা ছাড়া, এই গ্রুপ এবং দলগুলি দ্রুত অনিয়ন্ত্রিত এবং নিয়ন্ত্রণহীন হয়ে উঠতে পারে। এই নিবন্ধে, আমরা আপনাকে দেখাব কিভাবে মালিক ছাড়া Microsoft 365 গ্রুপ এবং দলগুলি পরিচালনা করবেন যাতে আপনি আপনার প্রকল্পগুলিকে ট্র্যাক এবং আপনার সহকর্মীদের খুশি রাখতে পারেন।

মাইক্রোসফ্ট 365 গ্রুপ এবং দল পরিচালনা করার সময় সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ জিনিসগুলির মধ্যে একটি হল গ্রুপ সদস্যদের জন্য স্পষ্ট প্রত্যাশা নির্ধারণ করা। নিশ্চিত করুন যে গ্রুপের মধ্যে প্রত্যেকে তাদের ভূমিকা এবং দায়িত্বগুলি বুঝতে পারে। এটি বিভ্রান্তি প্রতিরোধ করতে এবং প্রত্যেকে একই পৃষ্ঠায় রয়েছে তা নিশ্চিত করতে সহায়তা করবে।

আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ পরামর্শ হল আপনার দল এবং দলগুলিকে সংগঠিত রাখা। এর অর্থ হল আপনার গোষ্ঠী এবং দলগুলির জন্য স্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত নামকরণের রীতি তৈরি করা, সেইসাথে আপনার প্রকল্প ফাইল এবং নথিগুলিকে একটি কেন্দ্রীয় অবস্থানে সংগঠিত রাখা। আপনার গোষ্ঠী এবং দলগুলিকে সংগঠিত রাখার মাধ্যমে, আপনি প্রত্যেকের জন্য তাদের প্রয়োজনীয় তথ্য খুঁজে পাওয়া এবং ট্র্যাকে থাকা সহজ করে তুলবেন।

পরিশেষে, আপনার গ্রুপের সদস্যদের সাথে নিয়মিত যোগাযোগ করতে ভুলবেন না। আপনার অগ্রগতি সম্পর্কে তাদের আপডেট রাখুন এবং তাদের প্রতিক্রিয়া জিজ্ঞাসা করুন। এটি বিশ্বাস তৈরি করতে এবং আপনার গ্রুপের সদস্যদের আপনার প্রকল্পে নিযুক্ত রাখতে সাহায্য করবে। এই টিপসগুলি অনুসরণ করে, আপনি মালিক ছাড়াই Microsoft 365 গ্রুপ এবং দলগুলিকে সফলভাবে পরিচালনা করতে পারেন৷

একটি Microsoft 365 গ্রুপে, কমপক্ষে একটি প্রশাসক অ্যাকাউন্ট পরিচালনা করতে এবং প্রয়োজনীয় পরিবর্তন করতে পারে। যাইহোক, যদি Microsoft 365-এ মালিকের অ্যাকাউন্ট মুছে ফেলা হয়, তাহলে Microsoft Teams বা Microsoft 365 Group-এর দল এবং এর সংশ্লিষ্ট পরিষেবাগুলি অনাথ হয়ে যেতে পারে। গোষ্ঠীর মালিককে সরিয়ে দেওয়া হলে কিছুই করা যাবে না, একটি আদিম ব্যবস্থা নেওয়া যেতে পারে। আপনি কি করতে পারেন এই পোস্টটি আপনাকে দেখাবে অজ্ঞাত Microsoft 365 গ্রুপ এবং দল পরিচালনা করুন .

মালিক ছাড়া মাইক্রোসফ্ট 365 গ্রুপ এবং দলগুলি কীভাবে পরিচালনা করবেন

একটি বিশ্বব্যাপী প্রশাসক, একটি এক্সচেঞ্জ প্রশাসক, বা একটি গোষ্ঠী প্রশাসক এমন একটি নীতি তৈরি করতে পারেন যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি গ্রুপের সর্বাধিক সক্রিয় সদস্যদের বা মালিকবিহীন একটি গোষ্ঠীকে জিজ্ঞাসা করে যে তারা মালিকানা নেবে কিনা। সদস্য আমন্ত্রণ গ্রহণ করলে তারা মালিক হয়ে যায়।

নীতির জন্য কি নির্দিষ্ট করা যেতে পারে

• আপনি যদি সীমাবদ্ধ করতে চান তাহলে একটি নিরাপত্তা গোষ্ঠী নির্দিষ্ট করে মালিক হিসেবে কাকে আমন্ত্রণ জানানো যাবে
• বিজ্ঞপ্তি প্রেরকের ঠিকানা
• কত সপ্তাহের মধ্যে বিজ্ঞপ্তি পাঠানো হবে
• কোন দল বা দল নীতির অংশ
• অতিথিদের কখনই হোস্ট হওয়ার জন্য আমন্ত্রণ জানানো হয় না।
• বিজ্ঞপ্তিগুলি সাপ্তাহিকভাবে পাঠানো হয়, নীতি তৈরি হওয়ার 24 ঘন্টা পরে শুরু হয়৷ প্রাপকরা অন্যদের কাছে বিজ্ঞপ্তি ফরোয়ার্ড করতে পারবেন না।
• বিজ্ঞপ্তি এবং প্রতিক্রিয়াগুলি অডিট লগে ট্র্যাক করা হয়৷
• ক্রিয়াটি কমপ্লায়েন্স পোর্টাল অডিট লগে লগ করা হয়েছে।
• দুই গ্রুপ সদস্য পর্যন্ত মালিক হওয়ার আমন্ত্রণ গ্রহণ করতে পারেন।

একটি নীতি তৈরির পদক্ষেপ

• অ্যাডমিন সেন্টারে যান সব দেখাও > সেটিংস > সংগঠন সেটিংস, এবং তারপরে সেবা ট্যাব, নির্বাচন করুন মাইক্রোসফ্ট 365 গ্রুপ .
• নির্বাচন করুন যদি কোন মালিক না থাকে, একটি ইমেল পাঠান এবং সক্রিয় গ্রুপ সদস্যদের মালিক হতে বলুন চেকবক্স
• ধরা যাক আপনি ডিফল্ট কনফিগারেশন সেটিংস রাখতে চান; পছন্দ করা সংরক্ষণ. অন্যথায় , পছন্দ করা নীতি কাস্টমাইজ করুন এবং পরবর্তী পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন।
• চালু সাপ্তাহিক বিজ্ঞপ্তি বিকল্প পৃষ্ঠায়, কে সম্পত্তি অধিকারের নোটিশ পেতে পারে তা উল্লেখ করুন। আপনি যদি নির্দিষ্ট সদস্যদের অনুমতি দেন বা ব্লক করেন, তাহলে আপনি যে নিরাপত্তা গোষ্ঠীটি ব্যবহার করতে চান সেটি খুঁজুন এবং যোগ করুন।
• আপনি যে সক্রিয় সদস্যদের বিজ্ঞপ্তি দিতে চান তার সংখ্যা লিখুন এবং বিজ্ঞপ্তি পাঠাতে সপ্তাহের সংখ্যা নির্বাচন করুন। (বিজ্ঞপ্তি তালিকাটি প্রথম বিজ্ঞপ্তির সময় তৈরি করা হয় এবং পরিবর্তন হয় না।) নির্বাচন করুন পরবর্তী .
• চালু এই চিঠি কার কাছ থেকে? পৃষ্ঠা, ইমেল বার্তার জন্য প্রেরক নির্বাচন করুন এবং তারপর নির্বাচন করুন পরবর্তী . অনুগ্রহ করে মনে রাখবেন শেয়ার করা মেলবক্স সমর্থিত নয়। প্রেরক অবশ্যই একজন ব্যবহারকারীর মেলবক্স বা একটি গ্রুপ মেলবক্স হতে হবে।
• চালু বিষয় এবং বার্তা পৃষ্ঠা, ইমেল সেট আপ করুন এবং প্রয়োজনে সক্ষম করুন নীতি নির্দেশক URL এবং তারপর নির্বাচন করুন পরবর্তী .
• চালু লক্ষ্য করার জন্য গ্রুপ নির্বাচন করুন পৃষ্ঠা, নির্বাচন করুন নির্দিষ্ট গ্রুপ এবং এই নীতিতে আপনি যে গোষ্ঠী এবং দলগুলিকে অন্তর্ভুক্ত করতে চান বা নির্বাচন করুন সব গ্রুপ .
• পছন্দ করা পরবর্তী .
• চালু পর্যালোচনা এবং সমাপ্তি পৃষ্ঠা, আপনার সেটিংস নিশ্চিত করুন এবং ক্লিক করুন শেষ এবং তারপর নির্বাচন করুন তৈরি।

গ্রুপের সদস্যরা নোটিশে মালিকানা ছেড়ে দিলে কী হবে?

মাইক্রোসফ্ট পুরভিউ কমপ্লায়েন্স পোর্টালে একাধিক অনুরোধের পরেও সমস্ত সদস্য মালিকানা নিতে অস্বীকার করলে, প্রশাসকরা আইকনটি নির্বাচন করে অডিট লগে কোন অজ্ঞাত গোষ্ঠীটি নীরব মোডে রয়েছে তা দেখতে পারেন। অনুপস্থিত এতিম দল কার্যকলাপ এটি পোস্ট করুন, অ্যাডমিনদের সরাসরি গ্রুপগুলির সাথে যোগাযোগ করতে হবে এবং কাউকে দায়িত্ব নিতে রাজি করতে হবে। একবার তারা কাউকে খুঁজে পেলে, তারা সেই ব্যক্তিকে গ্রুপ বা দলের অ্যাডমিন বানাতে পারে।

পড়ুন : Microsoft 365 সিস্টেম প্রয়োজনীয়তা.

মালিক ছাড়া একটি গ্রুপের জন্য নীতি কনফিগার করা হয়েছে, কিন্তু কোনো সদস্যকে অবহিত করা হয় না।

এই নীতিতে একটি ধাপ রয়েছে যা প্রশাসককে কনফিগার করার প্রয়োজন নেই − এই চিঠি কার কাছ থেকে? আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে প্রেরক একটি ব্যবহারকারীর মেলবক্স বা একটি গ্রুপ মেলবক্স ব্যবহার করছে৷ আপনি ব্যবহারকারী বা গ্রুপ মেলবক্স ছাড়া অন্য কোনো প্রেরক কনফিগার করলে বিজ্ঞপ্তি পাঠানো হয় না। আরও নিশ্চিতকরণের জন্য, প্রশাসক গ্রুপ ইমেল বিজ্ঞপ্তি পাঠানো হয়েছে কিনা তা দেখতে অডিট লগ চেক করতে পারেন।