শেয়ারপয়েন্ট অফিস 365 এ কিভাবে ডকুমেন্ট ট্যাগ করবেন?

আপনি কি SharePoint Office 365 এ আপনার নথিগুলি সংগঠিত করার উপায় খুঁজছেন? ডকুমেন্টগুলিকে ট্যাগ করা হল আপনার নথিগুলিকে সংগঠিত করার একটি কার্যকর উপায় এবং যখন আপনার প্রয়োজন তখন সেগুলি খুঁজে পাওয়া আপনার জন্য সহজ করে তোলে৷ এই প্রবন্ধে, আমরা SharePoint Office 365-এ নথি ট্যাগ করার জন্য সর্বোত্তম অনুশীলন এবং কীভাবে শুরু করতে হবে তা নিয়ে আলোচনা করব। এই সহজ কিন্তু শক্তিশালী সাংগঠনিক টুল সম্পর্কে আরও জানতে পড়ুন।

অ্যাডমিনিস্ট্রেটর সুবিধাগুলি সহ লগইন করুন এবং আবার চেষ্টা করুন

• নথি ধারণকারী SharePoint লাইব্রেরি খুলুন.
• আপনি ট্যাগ করতে চান নথি বা নথি নির্বাচন করুন.
• 'ট্যাগ ডকুমেন্ট' আইকনে ক্লিক করুন।
• আপনি নথিতে যোগ করতে চান এমন ট্যাগ টাইপ করুন।
• ট্যাগ সংরক্ষণ করতে 'সংরক্ষণ করুন' বোতামে ক্লিক করুন।

কিভাবে SharePoint Office 365-এ ডকুমেন্ট ট্যাগ করবেন

SharePoint Office 365-এ ডকুমেন্ট ট্যাগ করা আপনার ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্টকে স্ট্রীমলাইন করার একটি কার্যকর উপায় এবং দস্তাবেজগুলি খুঁজে পাওয়া এবং অ্যাক্সেস করা সহজ। সঠিক ট্যাগিং কৌশলের সাথে, ব্যবহারকারীরা ন্যূনতম প্রচেষ্টায় তাদের প্রয়োজনীয় নথিগুলি দ্রুত অনুসন্ধান এবং খুঁজে পেতে পারেন। এই নিবন্ধটি SharePoint Office 365-এ নথিগুলিকে কীভাবে ট্যাগ করতে হয় তার একটি বিশদ ওভারভিউ প্রদান করবে।

ডকুমেন্ট ট্যাগিং কি?

ডকুমেন্ট ট্যাগিং হল নথিতে কীওয়ার্ড বা ট্যাগ বরাদ্দ করার প্রক্রিয়া যাতে সেগুলিকে শ্রেণীবদ্ধ এবং সংগঠিত করা যায়। ট্যাগগুলি সাধারণত ডকুমেন্টের বিষয়বস্তু, উদ্দেশ্য এবং শ্রোতাদের বর্ণনা করতে ব্যবহৃত হয়, যা আরও দক্ষ অনুসন্ধান এবং পুনরুদ্ধারের অনুমতি দেয়। এটি বিশেষভাবে সেই সংস্থাগুলির জন্য উপকারী হতে পারে যাদের প্রচুর নথি রয়েছে এবং সেগুলিকে সংগঠিত রাখার একটি সহজ উপায় প্রয়োজন৷

SharePoint Office 365-এ ডকুমেন্ট ট্যাগিংয়ের সুবিধা

SharePoint Office 365-এ নথি ট্যাগ করা অনেকগুলি সুবিধা দিতে পারে, যেমন:

• আরও ভাল সংগঠন: ডকুমেন্ট ট্যাগ করা ব্যবহারকারীদের তাদের প্রয়োজনীয় নথিগুলি দ্রুত এবং সহজে অনুসন্ধান এবং পুনরুদ্ধার করতে দেয়।
• উন্নত উত্পাদনশীলতা: নথিগুলিকে খুঁজে পাওয়া সহজ করে, এটি তাদের অনুসন্ধানে ব্যয় করা সময়ের পরিমাণ হ্রাস করতে পারে।
• বর্ধিত নিরাপত্তা: সঠিক ট্যাগিং কৌশলের সাথে, ব্যবহারকারীরা আরও আত্মবিশ্বাসী হতে পারে যে সংবেদনশীল নথিগুলি নিরাপদে সংরক্ষণ করা হচ্ছে।

কিভাবে SharePoint Office 365-এ ডকুমেন্ট ট্যাগ করবেন

SharePoint Office 365-এ নথি ট্যাগ করা একটি সহজবোধ্য প্রক্রিয়া যা কয়েক ধাপে সম্পন্ন করা যেতে পারে। আপনাকে শুরু করতে সাহায্য করার জন্য এখানে একটি ধাপে ধাপে নির্দেশিকা রয়েছে:

• ধাপ 1: আপনার SharePoint অ্যাকাউন্টে লগ ইন করুন।
• ধাপ 2: ডকুমেন্ট লাইব্রেরি খুলুন যেখানে আপনি ডকুমেন্ট ট্যাগ করতে চান।
• ধাপ 3: আপনি যে নথিটিকে ট্যাগ করতে চান তা নির্বাচন করুন।
• ধাপ 4: রিবন মেনুতে ট্যাগ এবং নোট বিকল্পে ক্লিক করুন।
• ধাপ 5: আপনি নথিতে যে ট্যাগগুলি বরাদ্দ করতে চান তা লিখুন।
• ধাপ 6: ট্যাগ সংরক্ষণ করতে সংরক্ষণ করুন ক্লিক করুন.
• ধাপ 7: আপনি ট্যাগ করতে চান এমন প্রতিটি নথির জন্য ধাপগুলি পুনরাবৃত্তি করুন।

SharePoint Office 365-এ ডকুমেন্ট ট্যাগ করার জন্য সর্বোত্তম অভ্যাস

SharePoint Office 365-এ নথিগুলি ট্যাগ করার সময়, নিম্নলিখিত সেরা অনুশীলনগুলি মনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ:

• একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ ট্যাগিং সিস্টেম তৈরি করুন: একটি মানসম্মত ট্যাগিং সিস্টেম তৈরি করুন যা বোঝা এবং ব্যবহার করা সহজ।
• পরিষ্কার এবং বর্ণনামূলক ট্যাগ ব্যবহার করুন: ডকুমেন্টের বিষয়বস্তু, উদ্দেশ্য এবং শ্রোতাদের স্পষ্ট ও নির্ভুলভাবে বর্ণনা করে এমন ট্যাগ ব্যবহার করুন।
• ট্যাগগুলি আপ টু ডেট রাখুন: ট্যাগগুলি প্রাসঙ্গিক এবং নির্ভুল থাকে তা নিশ্চিত করতে পর্যায়ক্রমে পর্যালোচনা এবং আপডেট করুন৷
• যথাযথ নিরাপত্তা নিশ্চিত করুন: নিশ্চিত করুন যে শুধুমাত্র অনুমোদিত ব্যবহারকারীরা ট্যাগ অ্যাক্সেস এবং সম্পাদনা করতে পারেন।

SharePoint Office 365-এ ট্যাগগুলি কীভাবে ব্যবহার করবেন

একবার নথিগুলি ট্যাগ করা হয়ে গেলে, ব্যবহারকারীরা SharePoint Office 365-এ অনুসন্ধান এবং ফিল্টারিং ক্ষমতার সুবিধা নিতে পারেন৷ উদাহরণস্বরূপ, ব্যবহারকারীরা নির্দিষ্ট ট্যাগ সহ নথিগুলি দ্রুত সনাক্ত করতে ট্যাগ দ্বারা ফিল্টার বিকল্পটি ব্যবহার করতে পারেন৷ অতিরিক্তভাবে, ব্যবহারকারীরা ট্যাগ দ্বারা অনুসন্ধান বিকল্পটি ব্যবহার করতে পারে এমন নথিগুলি খুঁজে পেতে যাতে নির্দিষ্ট কীওয়ার্ড বা বাক্যাংশ রয়েছে।

SharePoint Office 365-এ ট্যাগগুলি কীভাবে পরিচালনা করবেন

SharePoint Office 365 ব্যবহারকারীদের ট্যাগগুলি পরিচালনা করার ক্ষমতা প্রদান করে এবং নিশ্চিত করে যে তারা সংগঠিত এবং আপ টু ডেট থাকে। ট্যাগগুলি পরিচালনা করতে, ব্যবহারকারীরা রিবন মেনুতে ট্যাগগুলি পরিচালনা করুন বিকল্পটি ব্যবহার করতে পারেন৷ এটি ব্যবহারকারীদের প্রয়োজন অনুযায়ী ট্যাগ তৈরি, সম্পাদনা এবং মুছে ফেলার অনুমতি দেয়।

SharePoint Office 365 এ কিভাবে ট্যাগ দেখতে হয়

SharePoint Office 365-এ ট্যাগ দেখতে, ব্যবহারকারীরা রিবন মেনুতে ট্যাগ দেখুন বিকল্পটি ব্যবহার করতে পারেন। এটি একটি নথির সাথে যুক্ত সমস্ত ট্যাগগুলির একটি তালিকা খুলবে, যা প্রয়োজন অনুসারে ট্যাগগুলিকে দ্রুত দেখতে এবং সম্পাদনা করা সহজ করে তুলবে৷

উপসংহার

SharePoint Office 365-এ নথিগুলি ট্যাগ করা নথি ব্যবস্থাপনাকে স্ট্রীমলাইন করার একটি কার্যকর উপায় এবং দস্তাবেজগুলি খুঁজে পাওয়া এবং অ্যাক্সেস করা সহজ। একটি ট্যাগিং কৌশল বাস্তবায়নের জন্য সময় নিয়ে এবং ট্যাগিংয়ের জন্য সর্বোত্তম অনুশীলনগুলি অনুসরণ করে, ব্যবহারকারীরা দ্রুত নথিগুলি সনাক্ত করতে SharePoint Office 365-এ অনুসন্ধান এবং ফিল্টারিং ক্ষমতাগুলির সুবিধা নিতে পারে৷

সম্পর্কিত প্রশ্ন

শেয়ারপয়েন্ট ট্যাগিং কি?

শেয়ারপয়েন্ট ট্যাগিং হল নথিতে লেবেল বা ট্যাগ যোগ করার প্রক্রিয়া যাতে সেগুলিকে শ্রেণীবদ্ধ করা এবং সংগঠিত করা যায়। এই ট্যাগগুলি ব্যবহারকারীদের দ্রুত দস্তাবেজ এবং অন্যান্য বিষয়বস্তু সনাক্ত করতে দেয় যা একটি নির্দিষ্ট বিষয় বা প্রকল্পের সাথে সম্পর্কিত। ট্যাগগুলি ব্যবহারকারীদের দ্বারা ম্যানুয়ালি নথিতে যোগ করা যেতে পারে, অথবা সেগুলি SharePoint দ্বারা স্বয়ংক্রিয়ভাবে যোগ করা যেতে পারে। ট্যাগগুলি একাধিক SharePoint সাইট জুড়েও শেয়ার করা যেতে পারে, যাতে নথিগুলি অনুসন্ধান এবং খুঁজে পাওয়া সহজ হয়৷

SharePoint ট্যাগিং সামগ্রীর সাথে ব্যবহারকারীর ব্যস্ততা বাড়াতেও সাহায্য করে। ব্যবহারকারীদের তাদের আগ্রহের সাথে সম্পর্কিত বিষয়বস্তু দ্রুত খুঁজে পেতে অনুমতি দেওয়ার মাধ্যমে, তাদের নিযুক্ত থাকার এবং সাইটে বেশিক্ষণ থাকার সম্ভাবনা বেশি। এটি SharePoint এর ব্যবহারকারীর গ্রহণ বৃদ্ধি এবং একটি সামগ্রিক উন্নত ব্যবহারকারীর অভিজ্ঞতার দিকে পরিচালিত করতে পারে।

আমি কিভাবে SharePoint Office 365-এ ডকুমেন্ট ট্যাগ করব?

SharePoint Office 365-এ নথি ট্যাগ করা সহজ। ডকুমেন্ট লাইব্রেরিতে, আপনি যে ডকুমেন্টটি ট্যাগ করতে চান সেটি নির্বাচন করুন। তারপর রিবনে ট্যাগ এবং নোট আইকনে ক্লিক করুন। এটি একটি উইন্ডো খুলবে যেখানে আপনি যে ট্যাগগুলি ব্যবহার করতে চান তা লিখতে পারেন। আপনি প্রতিটি নথিতে একাধিক ট্যাগ যোগ করতে পারেন, এবং এই ট্যাগগুলি প্রত্যেকের কাছে দৃশ্যমান হবে যাদের নথিতে অ্যাক্সেস রয়েছে৷

একবার একটি ট্যাগ যোগ করা হলে, এটি লাইব্রেরিতে সম্পর্কিত নথিগুলি দ্রুত খুঁজে পেতে ব্যবহার করা যেতে পারে। একটি নির্দিষ্ট ট্যাগ সহ নথি অনুসন্ধান করতে, কেবল অনুসন্ধান বাক্সে ট্যাগের নাম লিখুন৷ SharePoint তারপর সেই ট্যাগ সহ সমস্ত নথির একটি তালিকা প্রদর্শন করবে। এটি একটি নির্দিষ্ট বিষয় বা প্রকল্পের সাথে সম্পর্কিত নথিগুলি খুঁজে পাওয়া সহজ করে তোলে।

SharePoint Office 365-এ ডকুমেন্ট ট্যাগ করার সুবিধা কী কী?

SharePoint Office 365-এ নথি ট্যাগ করা অনেকগুলি সুবিধা প্রদান করে। প্রথমত, এটি ব্যবহারকারীদের দ্রুত সম্পর্কিত নথি এবং বিষয়বস্তু অনুসন্ধান করতে দেয়। এটি ব্যবহারকারীদের জন্য একাধিক নথির মাধ্যমে ম্যানুয়ালি sifting সময় ব্যয় না করে তাদের প্রয়োজনীয় তথ্য খুঁজে পেতে সহজ করে তোলে।

দ্বিতীয়ত, ডকুমেন্ট ট্যাগ করা ব্যবহারকারীর ব্যস্ততা উন্নত করতেও সাহায্য করে। ব্যবহারকারীদের দ্রুত সম্পর্কিত বিষয়বস্তু খুঁজে বের করার অনুমতি দিয়ে, তারা সাইটে বেশিক্ষণ থাকার এবং বিষয়বস্তুর সাথে আরও নিযুক্ত হওয়ার সম্ভাবনা বেশি। এটি SharePoint এর ব্যবহারকারীর গ্রহণ বাড়াতে সাহায্য করে এবং সামগ্রিক ব্যবহারকারীর অভিজ্ঞতা উন্নত করে। অবশেষে, ডকুমেন্ট ট্যাগ করা নথি এবং বিষয়বস্তু সংগঠিত করতে সাহায্য করে, ব্যবহারকারীদের জন্য তাদের যা প্রয়োজন তা খুঁজে পাওয়া সহজ করে তোলে।

আমি কিভাবে SharePoint Office 365-এ ট্যাগ পরিচালনা করব?

SharePoint Office 365-এ ট্যাগ পরিচালনা করা সহজ। ট্যাগগুলি পরিচালনা করতে, লাইব্রেরি খুলুন যেখানে আপনি ট্যাগগুলি পরিচালনা করতে চান৷ তারপর রিবনে ট্যাগ এবং নোট আইকনে ক্লিক করুন। এটি একটি উইন্ডো খুলবে যেখানে আপনি ট্যাগগুলি দেখতে, যোগ করতে এবং মুছতে পারবেন। আপনি বিদ্যমান ট্যাগের নাম পরিবর্তন করতে পারেন এবং প্রতিটি ট্যাগে নোট যোগ করতে পারেন।

অতিরিক্তভাবে, আপনি প্রতিটি ট্যাগের সাথে যুক্ত নথিগুলির একটি তালিকা দেখতে পারেন। এটি আপনাকে একটি নির্দিষ্ট বিষয় বা প্রকল্পের সাথে সম্পর্কিত নথিগুলি দ্রুত খুঁজে পেতে দেয়। আপনি এই উইন্ডো থেকে ডকুমেন্টে ট্যাগ যোগ করতে পারেন, যাতে একসাথে একাধিক ডকুমেন্টে ট্যাগ যোগ করা সহজ হয়।

আমি কি একাধিক শেয়ারপয়েন্ট সাইট জুড়ে ট্যাগ শেয়ার করতে পারি?

হ্যাঁ, আপনি একাধিক SharePoint সাইট জুড়ে ট্যাগ শেয়ার করতে পারেন। এটি করার জন্য, লাইব্রেরি খুলুন যেখানে আপনি ট্যাগগুলি ভাগ করতে চান৷ তারপর রিবনে ট্যাগ এবং নোট আইকনে ক্লিক করুন। এটি একটি উইন্ডো খুলবে যেখানে আপনি ট্যাগগুলি দেখতে, যোগ করতে এবং মুছতে পারবেন।

একটি ট্যাগ শেয়ার করতে, ট্যাগের পাশের শেয়ার বোতামে ক্লিক করুন। এটি একটি উইন্ডো খুলবে যেখানে আপনি শেয়ারপয়েন্ট সাইটগুলি নির্বাচন করতে পারবেন যার সাথে আপনি ট্যাগটি ভাগ করতে চান৷ একবার আপনি সাইটগুলি নির্বাচন করার পরে, সেই সাইটগুলির সাথে ট্যাগ ভাগ করতে শেয়ার ক্লিক করুন৷ এটি ব্যবহারকারীদের একটি নির্দিষ্ট বিষয় বা প্রকল্পের সাথে সম্পর্কিত নথিগুলি দ্রুত খুঁজে পেতে অনুমতি দেয়, তারা যে SharePoint সাইটেই থাকুক না কেন।

আমি কি SharePoint Office 365 এ স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডকুমেন্ট ট্যাগ করতে পারি?

হ্যাঁ, আপনি SharePoint Office 365-এ স্বয়ংক্রিয়ভাবে নথিগুলিকে ট্যাগ করতে পারেন৷ এটি করার জন্য, লাইব্রেরিটি খুলুন যেখানে আপনি ট্যাগগুলি যুক্ত করতে চান৷ তারপর রিবনে ট্যাগ এবং নোট আইকনে ক্লিক করুন। এটি একটি উইন্ডো খুলবে যেখানে আপনি ট্যাগগুলি দেখতে, যোগ করতে এবং মুছতে পারবেন।

আপনি যে ট্যাগগুলি ব্যবহার করতে চান তা তৈরি করার পরে, আপনি একটি স্বয়ংক্রিয় ট্যাগিং ওয়ার্কফ্লো সেট আপ করতে পারেন৷ এই কর্মপ্রবাহ স্বয়ংক্রিয়ভাবে নথিতে ট্যাগ যোগ করবে যখন সেগুলি আপলোড বা সংশোধন করা হয়। এটি নিশ্চিত করা সহজ করে যে নথিগুলি সর্বদা সঠিকভাবে লেবেলযুক্ত এবং সংগঠিত হয়। স্বয়ংক্রিয় কর্মপ্রবাহ একটি নির্দিষ্ট সময়সূচীতে চালানোর জন্য সেট আপ করা যেতে পারে বা নির্দিষ্ট ইভেন্ট দ্বারা ট্রিগার করা যেতে পারে।

SharePoint Office 365-এ নথিগুলি ট্যাগ করা সংগঠিত থাকার এবং দ্রুত নথিগুলি সনাক্ত করার একটি অবিশ্বাস্যভাবে কার্যকর উপায়৷ মাত্র কয়েকটি সহজ পদক্ষেপের মাধ্যমে, আপনি দ্রুত ট্যাগ সেট আপ করতে পারেন এবং সেগুলিকে নথিতে প্রয়োগ করতে পারেন। এটি দস্তাবেজ পরিচালনাকে সহজ করতে সাহায্য করতে পারে, সেইসাথে অফিসের প্রত্যেকে তাদের প্রয়োজনীয় নথিগুলি দ্রুত খুঁজে পেতে সক্ষম হয় তা নিশ্চিত করতে সহায়তা করে৷ SharePoint Office 365 এর সাথে, আপনি নথি ব্যবস্থাপনাকে একটি হাওয়ায় পরিণত করতে পারেন।