কিভাবে আমি শেয়ারপয়েন্টে একটি পূরণযোগ্য ফর্ম তৈরি করব?

আপনি শেয়ারপয়েন্টে একটি পূরণযোগ্য ফর্ম তৈরি করার একটি কার্যকর উপায় খুঁজছেন? সঠিক নির্দেশাবলী এবং জ্ঞানের সাথে, আপনি সহজেই শেয়ারপয়েন্টের মধ্যে একটি পূরণযোগ্য ফর্ম সেট আপ করতে পারেন৷ এই নিবন্ধে, আমরা স্ক্র্যাচ থেকে শেয়ারপয়েন্টে একটি পূরণযোগ্য ফর্ম তৈরি করার ধাপগুলির মধ্য দিয়ে আপনাকে নিয়ে চলব। এছাড়াও আমরা বিভিন্ন ধরনের ফর্ম যা আপনি তৈরি করতে পারেন এবং সেগুলি তৈরি করতে Sharepoint ব্যবহার করার সুবিধা নিয়ে আলোচনা করব৷ সুতরাং, আপনি যদি শুরু করার জন্য প্রস্তুত হন, আসুন সরাসরি ভিতরে ঝাঁপ দেওয়া যাক!

SharePoint এ একটি পূরণযোগ্য ফর্ম তৈরি করা সহজ এবং সোজা। আপনাকে যা করতে হবে তা হল:

• SharePoint সাইট খুলুন এবং ফর্ম লাইব্রেরি নির্বাচন করুন যেখানে আপনি ফর্ম তৈরি করতে চান।
• রিবনে, নতুন ডকুমেন্ট বোতামটি নির্বাচন করুন এবং ড্রপ-ডাউন তালিকা থেকে ফর্ম নির্বাচন করুন।
• ডিফল্ট ফর্ম ক্ষেত্র সহ একটি নতুন পৃষ্ঠা প্রদর্শিত হবে। আপনি ক্ষেত্র যোগ করতে বা মুছে ফেলতে পারেন, অথবা ফর্মের টেক্সট বা লেআউট পরিবর্তন করতে পারেন।
• একটি ক্ষেত্র পূরণযোগ্য করতে, ক্ষেত্রের পাশে সম্পাদনা বিকল্পটি নির্বাচন করুন এবং নিয়ন্ত্রণ পরিবর্তন নির্বাচন করুন।
• ড্রপ-ডাউন তালিকা থেকে, ফিল-ইন-ফিল্ড বিকল্পটি নির্বাচন করুন।
• ফর্মটি সংরক্ষণ করুন এবং এটি পূরণ করতে হবে এমন ব্যবহারকারীদের সাথে ভাগ করুন৷

শেয়ারপয়েন্টে পূরণযোগ্য ফর্ম তৈরি করা

Sharepoint নথি তৈরি, পরিচালনা এবং ভাগ করার জন্য একটি শক্তিশালী ওয়েব-ভিত্তিক প্ল্যাটফর্ম। এটি ব্যবসা, সংস্থা এবং ব্যক্তিদের দ্বারা ফর্ম তৈরি এবং পরিচালনা সহ বিভিন্ন কাজের জন্য ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হয়। শেয়ারপয়েন্টে তৈরি ফর্মগুলি ডেটা সংগ্রহ করতে, সমীক্ষা করতে এবং আরও অনেক কিছু করতে ব্যবহার করা যেতে পারে।

পূরণযোগ্য ফর্ম কি?

পূরণযোগ্য ফর্মগুলি হল ডিজিটাল ফর্ম যা অনলাইনে পূরণ করা যেতে পারে। তারা বিশেষভাবে উপযোগী তথ্য সংগ্রহের জন্য, যেমন গ্রাহকের তথ্য বা জরিপ প্রতিক্রিয়া। পূরণযোগ্য ফর্মগুলি নথি তৈরি এবং পরিচালনা করতেও ব্যবহার করা যেতে পারে, যেমন চুক্তি বা চালান।

কিভাবে আমি শেয়ারপয়েন্টে একটি পূরণযোগ্য ফর্ম তৈরি করব?

শেয়ারপয়েন্টে একটি পূরণযোগ্য ফর্ম তৈরি করা তুলনামূলকভাবে সহজ এবং সোজা। এখানে পদক্ষেপগুলি রয়েছে:

ধাপ 1: শেয়ারপয়েন্টে লগ ইন করুন

প্রথম ধাপ হল আপনার শেয়ারপয়েন্ট অ্যাকাউন্টে লগ ইন করা। একবার লগ ইন করলে, আপনি Sharepoint হোম পেজে অ্যাক্সেস করতে পারবেন।

ধাপ 2: একটি নতুন ফর্ম তৈরি করুন

শেয়ারপয়েন্ট হোম পেজে, একটি নতুন ফর্ম তৈরি করুন বোতামে ক্লিক করুন। এটি একটি নতুন উইন্ডো খুলবে যেখানে আপনি ফর্মের নাম লিখতে পারেন এবং আপনি যে ফর্মটি তৈরি করতে চান তা চয়ন করতে পারেন৷

কোনও অপারেটিং সিস্টেম পাওয়া যায় নি

ধাপ 3: ফর্মে বিষয়বস্তু যোগ করুন

আপনি যে ধরনের ফর্ম তৈরি করতে চান তা বেছে নেওয়ার পরে, আপনি এতে সামগ্রী যোগ করা শুরু করতে পারেন। আপনি টেক্সট বক্স, ড্রপ-ডাউন মেনু, চেক বক্স এবং অন্যান্য ধরনের ফর্ম উপাদান যোগ করতে পারেন। আপনি চাইলে ফর্মে ছবিও যোগ করতে পারেন।

ধাপ 4: ফর্ম বিকল্প সেট করুন

একবার আপনি ফর্মে সমস্ত বিষয়বস্তু যোগ করলে, আপনি ফর্ম বিকল্পগুলি সেট করতে পারেন৷ আপনি ফর্মটি সর্বজনীন বা ব্যক্তিগত হবে কিনা, এটি পাসওয়ার্ড সুরক্ষিত করা উচিত কিনা এবং ব্যবহারকারীদের ফর্ম জমা দেওয়ার আগে লগ ইন করতে হবে কিনা তা চয়ন করতে পারেন৷

ধাপ 5: ফর্মটি প্রকাশ করুন

একবার আপনি ফর্ম বিকল্পগুলি তৈরি এবং সেট করা শেষ করলে, আপনি প্রকাশ বোতামে ক্লিক করতে পারেন। এটি ব্যবহারকারীদের জন্য ফর্ম উপলব্ধ করা হবে. আপনি নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীদের সাথে ফর্মটি ভাগ করতে বেছে নিতে পারেন, অথবা আপনি এটিকে সর্বজনীন করতে পারেন এবং যে কাউকে এটি অ্যাক্সেস করার অনুমতি দিতে পারেন৷

ধাপ 6: প্রতিক্রিয়া দেখুন

ফর্মটি প্রকাশিত হয়ে গেলে, আপনি এটির প্রতিক্রিয়া দেখতে পারেন। আপনি শেয়ারপয়েন্ট ড্যাশবোর্ডে প্রতিক্রিয়া দেখতে পারেন, অথবা আপনি একটি স্প্রেডশীটে ডেটা রপ্তানি করতে পারেন।

ধাপ 7: ফর্মটি সম্পাদনা করুন

আপনি যদি ফর্ম পরিবর্তন করতে চান, আপনি যে কোনো সময় এটি সম্পাদনা করতে পারেন. আপনি ফর্ম উপাদান যোগ করতে বা সরাতে পারেন, টেক্সট পরিবর্তন করতে পারেন এবং ফর্মে অন্যান্য পরিবর্তন করতে পারেন৷

উইন্ডোজ 10 চালু বা বন্ধ করুন সিস্টেম আইকন

ধাপ 8: ফর্ম ভাগ করুন

একবার আপনি ফর্মটি তৈরি এবং সম্পাদনা শেষ করলে, আপনি এটিকে অন্য ব্যবহারকারীদের সাথে ভাগ করতে পারেন৷ আপনি ইমেলের মাধ্যমে ফর্মটি ভাগ করতে পারেন, অথবা আপনি একটি ওয়েবসাইট বা ব্লগে ফর্মটি এম্বেড করতে পারেন৷

ধাপ 9: ট্র্যাক প্রতিক্রিয়া

আপনি Sharepoint ড্যাশবোর্ড ব্যবহার করে ফর্মের প্রতিক্রিয়া ট্র্যাক করতে পারেন৷ আপনি প্রতিক্রিয়া সারাংশ দেখতে, পৃথক প্রতিক্রিয়া দেখতে এবং একটি স্প্রেডশীটে ডেটা রপ্তানি করতে পারেন।

ধাপ 10: ফর্মটি আর্কাইভ করুন

আপনার প্রতিক্রিয়া সংগ্রহ করা শেষ হলে, আপনি ফর্মটি সংরক্ষণাগার করতে পারেন। ফর্মটি আর্কাইভ করা এটিকে ব্যবহারকারীদের কাছে অ্যাক্সেসযোগ্য করে তুলবে, এবং ভবিষ্যতে আপনার এটি অ্যাক্সেস করার প্রয়োজন হলে আপনি সর্বদা ফর্মটি পুনরুদ্ধার করতে পারেন৷

সচরাচর জিজ্ঞাস্য

একটি পূরণযোগ্য ফর্ম কি?

একটি পূরণযোগ্য ফর্ম হল একটি নথি যা ব্যবহারকারীদের ক্ষেত্রে ডেটা প্রবেশ করতে দেয় এবং তারপরে প্রবেশ করা ডেটা সহ ফর্মটি সংরক্ষণ করতে দেয়৷ পূরণযোগ্য ফর্মগুলি প্রায়শই ব্যবসায় বা শিক্ষাগত সেটিংসে একাধিক ব্যবহারকারীর কাছ থেকে দক্ষতার সাথে ডেটা সংগ্রহ করতে ব্যবহৃত হয়। মাইক্রোসফ্ট শেয়ারপয়েন্ট, একটি ওয়েব-ভিত্তিক ডকুমেন্ট শেয়ারিং এবং সহযোগিতা প্ল্যাটফর্ম ব্যবহার করে পূরণযোগ্য ফর্মগুলি তৈরি করা যেতে পারে।

আমি কিভাবে SharePoint এ একটি পূরণযোগ্য ফর্ম তৈরি করব?

SharePoint এ একটি পূরণযোগ্য ফর্ম তৈরি করা একটি অপেক্ষাকৃত সহজ প্রক্রিয়া। প্রথমত, আপনার যদি ইতিমধ্যে একটি না থাকে তবে আপনাকে একটি নথি লাইব্রেরি তৈরি করতে হবে। একবার আপনার একটি ডকুমেন্ট লাইব্রেরি সেট আপ হয়ে গেলে, একটি টেমপ্লেট বা একটি বিদ্যমান ফর্মের উপর ভিত্তি করে একটি নতুন ফর্ম তৈরি করুন বা একটি বিদ্যমান ফর্ম আপলোড করুন৷ একবার আপনার ফর্ম আপলোড হয়ে গেলে, আপনি ফর্মটিতে ক্ষেত্রগুলি যোগ করতে এবং ফর্মটির চেহারা এবং অনুভূতি কাস্টমাইজ করতে সক্ষম হবেন৷ অবশেষে, শুধুমাত্র অনুমোদিত ব্যবহারকারীদের এটিতে অ্যাক্সেস আছে তা নিশ্চিত করার জন্য আপনাকে ফর্মটির জন্য অনুমতি সেট আপ করতে হবে।

পূরণযোগ্য ফর্মগুলির জন্য SharePoint ব্যবহার করার সুবিধাগুলি কী কী?

পূরণযোগ্য ফর্মের জন্য SharePoint ব্যবহার করার অনেক সুবিধা রয়েছে। এটি একাধিক ব্যবহারকারীকে একই ফর্মে সহযোগিতা করার অনুমতি দেয়, যাতে তারা সহজেই ডেটা ভাগ করতে পারে এবং প্রয়োজন অনুসারে ফর্মে পরিবর্তন করতে পারে৷ এটি আপনাকে ফর্মের জন্য অনুমতিগুলি পরিচালনা করার অনুমতি দেয়, যাতে আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে শুধুমাত্র অনুমোদিত ব্যবহারকারীদের এটিতে অ্যাক্সেস রয়েছে৷ উপরন্তু, SharePoint ফর্ম জমাগুলি ট্র্যাক করা এবং ফর্মে প্রবেশ করা ডেটা পর্যালোচনা করা সহজ করে তোলে।

পূরণযোগ্য ফর্মের জন্য SharePoint ব্যবহার করার কোন সীমাবদ্ধতা আছে কি?

হ্যাঁ, পূরণযোগ্য ফর্মগুলির জন্য SharePoint ব্যবহার করার কিছু সীমাবদ্ধতা রয়েছে৷ উদাহরণস্বরূপ, SharePoint নির্দিষ্ট ধরণের ফর্মগুলিকে সমর্থন করতে সক্ষম নাও হতে পারে, যেমন জটিল যুক্তি বা গণনা সহ। উপরন্তু, ফর্মগুলি অন্যান্য অ্যাপ্লিকেশন বা পরিষেবাগুলির সাথে একীভূত করতে সক্ষম নাও হতে পারে, যেমন পেমেন্ট প্রসেসর। অবশেষে, SharePoint নির্দিষ্ট ধরনের মিডিয়াকে সমর্থন করতে সক্ষম নাও হতে পারে, যেমন ভিডিও বা ছবি।

আমার পূরণযোগ্য ফর্মগুলিকে আরও ব্যবহারকারী-বান্ধব করার একটি উপায় আছে কি?

হ্যাঁ, আপনার পূরণযোগ্য ফর্মগুলিকে আরও ব্যবহারকারী-বান্ধব করার কয়েকটি উপায় রয়েছে৷ উদাহরণ স্বরূপ, আপনি ফর্ম ফিল্ডে বর্ণনা বা টুলটিপ যোগ করতে পারেন ব্যাখ্যা করতে যে কি ধরনের ডেটা প্রবেশ করা উচিত। আপনি সাহায্য পৃষ্ঠাগুলিও তৈরি করতে পারেন যা ফর্মটি কীভাবে পূরণ করতে হয় সে সম্পর্কে ধাপে ধাপে নির্দেশাবলী প্রদান করে। অতিরিক্তভাবে, আপনি ফর্মটিতে শর্তসাপেক্ষ যুক্তি যোগ করতে পারেন, যাতে নির্দিষ্ট ক্ষেত্রগুলি শুধুমাত্র নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীদের অন্যান্য প্রশ্নের উত্তরের উপর ভিত্তি করে প্রদর্শিত হয়। অবশেষে, আপনি ফর্মটিতে কাস্টম রঙ এবং ফন্ট যোগ করতে পারেন যাতে এটি আরও নান্দনিকভাবে আনন্দদায়ক হয়।

SharePoint-এ একটি পূরণযোগ্য ফর্ম তৈরি করা আপনার দল থেকে ডেটা সংগ্রহকে স্ট্রীমলাইন করার একটি দুর্দান্ত উপায়। এটি গ্রাহকদের এবং কর্মচারীদের কাছ থেকে তথ্য সংগ্রহের পাশাপাশি প্রকল্পগুলিতে প্রতিক্রিয়া সংগ্রহের জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে। সঠিক পদ্ধতি এবং সঠিক সরঞ্জামগুলির সাহায্যে, আপনি একটি পূরণযোগ্য ফর্ম তৈরি করতে পারেন যা আপনার সংস্থার চাহিদা পূরণ করে। SharePoint-এর সহজে ব্যবহারযোগ্য বৈশিষ্ট্যগুলির সাথে, আপনি দ্রুত একটি ফর্ম ডিজাইন করতে পারেন যা আপনার দলকে সংগঠিত থাকতে এবং কাজটি সম্পন্ন করতে সাহায্য করবে৷