মাইক্রোসফ্ট আউটলুকে কীভাবে মেলবক্সের আকার সংকুচিত এবং হ্রাস করা যায়

যদি আপনার মেইলবক্স পূর্ণ হয়ে যায়, তাহলে আপনাকে এর আকার কমপ্রেস করতে বা কমাতে হতে পারে। মাইক্রোসফ্ট আউটলুকে এটি কীভাবে করবেন সে সম্পর্কে এখানে কিছু টিপস রয়েছে। প্রথমে আউটলুক খুলুন এবং ফাইল ট্যাবে যান। তারপর, বিকল্পগুলি নির্বাচন করুন এবং মেইলে ক্লিক করুন। পাঠান/পান শিরোনামের অধীনে, ট্র্যাশ খালি বলে বোতামটিতে ক্লিক করুন। এটি আপনার ট্র্যাশ ফোল্ডারে থাকা যেকোনো আইটেম মুছে ফেলবে এবং কিছু স্থান খালি করবে। এরপরে, ফোল্ডার ট্যাবে যান এবং ভিউ সেটিংসে ক্লিক করুন। ভিউ সেটিংস ডায়ালগ বক্সের অধীনে, খালি ফোল্ডার বোতামে ক্লিক করুন। এটি আপনার মেলবক্সের যেকোনও খালি ফোল্ডার মুছে ফেলবে৷ অবশেষে, ফাইল ট্যাবে যান এবং Cleanup Tools এ ক্লিক করুন। ক্লিনআপ টুলস ডায়ালগ বক্সের অধীনে, মেলবক্স ক্লিনআপ বোতামে ক্লিক করুন। এটি আপনাকে আপনার মেলবক্সের যেকোন পুরানো বা অব্যবহৃত আইটেম মুছে ফেলতে দেবে৷ এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করে, আপনি আপনার মেলবক্সের আকার কমাতে সক্ষম হবেন এবং এটি পূর্ণ হওয়া থেকে রক্ষা করবেন৷

tls হ্যান্ডশেক ঠিক করতে কিভাবে

মাইক্রোসফট আউটলুক , Outlook-এর জন্য একটি ক্লায়েন্ট, অথবা একটি লাইভ ইমেল পরিষেবা, অফলাইনে ইমেল এবং সংযুক্তিগুলি সংরক্ষণ করুন৷ আপনি ইমেলগুলি গ্রহণ এবং প্রেরণ করার সাথে সাথে ডাটাবেসের আকার বাড়তে থাকে। যদিও এটি নিশ্চিত করে যে আপনি ইন্টারনেটের সাথে সংযুক্ত না থাকলে আপনি আপনার ইমেল অ্যাক্সেস করতে পারবেন, এর মানে হল যে আপনার মেলবক্স বাড়তে থাকে। এই পোস্টে, আমরা ব্যাখ্যা করব কিভাবে আপনি Microsoft Outlook-এ মেলবক্সের আকার সংকুচিত এবং কমাতে পারেন।

মাইক্রোসফ্ট আউটলুকে মেলবক্সের আকার সঙ্কুচিত করুন এবং হ্রাস করুন

একটি বড় মেলবক্সের অসুবিধা হল যে এটি জিনিসগুলিকে ধীর করে দেয়। কিছু আবিষ্কার এবং অনুসন্ধান আরো সময় লাগে. উপরন্তু, অফিস 365 এর মতো ইমেল পরিষেবা প্রদানকারীরা সর্বাধিক মেলবক্সের আকার সীমাবদ্ধ করে। এর মানে হল যে আপনি মাইক্রোসফ্ট আউটলুকের মেলবক্সের আকার কম না করলে, আপনি ইমেল পাঠাতে বা গ্রহণ করতে পারবেন না।

যেখানে সমস্ত আউটলুক মেলবক্স ডেটা সংরক্ষণ করা হয়

আপনি POP বা IMAP বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করলে, সমস্ত ফাইল, ইমেল, ফোল্ডার, পরিচিতি ইত্যাদি একটি Outlook ডেটা ফাইলে (.pst) সংরক্ষণ করা হয়। আপনি যদি একটি Office 365, Exchange, বা Outlook.com অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করেন, তাহলে আপনার মেলবক্স ডেটা একটি অফলাইন Outlook ডেটা ফাইলে (.ost) পাওয়া যায়৷ ইমেল এবং সংযুক্তিগুলি মুছে ফেলার সময় আপনি যদি একটি PST ফাইলে সমস্ত তথ্য সংরক্ষণ করেন তবে এটি নিজে থেকে সংকুচিত হয় না।

নোট: আমরা আউটলুক থেকে ফাইল মুছে ফেলার আরও দুটি উপায় নিয়ে আলোচনা করেছি। আপনি যদি সেগুলি ব্যবহার করেন এবং তারপর ম্যানুয়ালি মেলবক্স ফাইলের আকার হ্রাস করেন তবে এটি ভবিষ্যতে সাহায্য করবে৷

কিভাবে মাইক্রোসফ্ট অনড্রাইভ উইন্ডোজ 10 আনইনস্টল করবেন

আউটলুক ডেটা ফাইল (.pst) কম্প্রেস এবং সঙ্কুচিত করুন

একটি PST ফাইলের সুবিধা হল যখন ইমেলগুলি মুছে ফেলা হয়, এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পটভূমিতে ডাটাবেসকে সংকুচিত করে। আপনি যখন Outlook ব্যবহার করছেন না তখন কম্প্রেশন প্রক্রিয়াটি ঘটে। আপনি ম্যানুয়ালি নিম্নলিখিত কাজ করে এটি সংকুচিত করতে পারেন:

1. আউটলুক খুলুন এবং অবাঞ্ছিত আইটেম মুছে দিন। মুছে ফেলা হলে, ফাইলগুলি মুছে ফেলা আইটেম ফোল্ডারে শেষ হয়। রাইট ক্লিক করে সাফ করুন।
2. ফাইল > অ্যাকাউন্ট সেটিংস > ক্লিক করুন অ্যাকাউন্ট সেটিংস .
3. সুইচ তারিখ ফাইল ট্যাব আপনি যে ডেটা ফাইলটি সংকুচিত করতে চান তা নির্বাচন করুন। তারপর ক্লিক করুন সেটিংস .
4. অ্যাডভান্সড ট্যাবে ক্লিক করুন> আউটলুক ডেটা ফাইল সেটিংস।
5. Outlook Data File Options ডায়ালগ বক্সে, ক্লিক করুন এখন কম্প্রেস করুন এবং তারপর ক্লিক করুন ফাইন .

PST ফাইলের আকারের উপর নির্ভর করে, কম্প্রেশন কয়েক মিনিট সময় নিতে পারে।

অফলাইন আউটলুক ডেটা ফাইল (.ost) সংকুচিত এবং সঙ্কুচিত করুন

অনেক ইমেল অ্যাকাউন্ট ডেটা সঞ্চয় করার জন্য একটি অফলাইন আউটলুক ডেটা ফাইল ব্যবহার করে। একটি OST বা অফলাইন Outlook ডেটা ফাইল একটি ব্যতিক্রম সহ PST বা Outlook ডেটা ফাইলের অনুরূপ। আপনি একটি অফলাইন Outlook ডেটা ফাইল (.ost) আমদানি বা রপ্তানি করতে পারবেন না।

1. ক্লিক ফাইল > অ্যাকাউন্ট সেটিংস, অ্যাকাউন্ট সেটিংস .
2. চালু তারিখ ফাইল , আপনি যে ডেটা ফাইলটি সংকুচিত করতে চান সেটিতে ক্লিক করুন এবং তারপরে ক্লিক করুন সেটিংস .
3. আইকনে ক্লিক করুন উন্নত ট্যাব> আউটলুক ডেটা ফাইল অপশন .
4. Outlook Data File Options ডায়ালগ বক্সে, ক্লিক করুন এখন কম্প্রেস করুন এবং তারপর ক্লিক করুন ফাইন .

একটি মেল ক্লিনআপ টুল ব্যবহার করুন

আউটলুক একটি অন্তর্নির্মিত মেল ক্লিনআপ টুল অফার করে, অথবা আপনি ব্যবহার করতে পারেন আউটলুক সংযুক্তি ক্লিনআপ টুল পুরানো এবং বড় বার্তাগুলি অনুসন্ধান করতে যা মুছে ফেলা বা একটি PST ফাইলে সরানো যেতে পারে। এটি মেল সার্ভারের সাথে বিরোধপূর্ণ ইমেলের অনুলিপিগুলিও মুছে ফেলতে পারে। কখনও কখনও আমরা সার্ভার থেকে ফাইলগুলি মুছে ফেলি, কিন্তু সেগুলি এখনও ক্লায়েন্টে উপলব্ধ থাকে, স্থান নেয়৷

মেলবক্স ক্লিনআপ টুলটি চালান

1. ফাইল > টুলস > মেলবক্স ক্লিনআপ ক্লিক করুন।
2. পছন্দসই কাজ চালানোর জন্য মেইলবক্সের আকার দেখুন, এর চেয়ে পুরানো আইটেম খুঁজুন, তার চেয়ে বড় আইটেম খুঁজুন, মুছে ফেলা আইটেমের আকার দেখুন, মুছে ফেলা আইটেমগুলির জন্য খালি ফোল্ডার, সংঘর্ষের আকার দেখুন বা খালি দ্বন্দ্ব নির্বাচন করুন।

কথোপকথন ক্লিনআপ টুল ব্যবহার করুন

অফিস 365 আউটলুক 2019 আউটলুক 2016 বিজনেস আউটলুক 2013 এবং অন্যান্যদের জন্য অফিসের জন্য আউটলুক কথোপকথন ক্লিনার টুল . কথোপকথন বা ইমেল চিঠিপত্র এক এবং একই. 'টক টুল' স্মার্ট। এটি প্রতিটি বার্তার বিষয়বস্তু মূল্যায়ন করবে, এবং যদি কোনো পূর্বরূপ বার্তায় ইমেলের অংশ পাওয়া যায় তবে এটি মুছে ফেলবে।

মাইক্রোসফ্ট আউটলুকে মেলবক্সের আকার সংকুচিত এবং কমাতে আপনার কাছে তিনটি অতিরিক্ত বিকল্প রয়েছে

প্রিয়তে ফোল্ডার যুক্ত করুন

• সাফ নির্বাচিত কথোপকথন পরীক্ষা করে।
• ফোল্ডার ক্লিনআপ নির্বাচিত ফোল্ডার ব্রাউজ করে।
• পরিষ্কার ফোল্ডার এবং সাবফোল্ডারগুলিও সাবফোল্ডারগুলি পরীক্ষা করে।

মাইক্রোসফ্ট আউটলুকে মেলবক্সের আকার সংকুচিত করতে এবং কমাতে সহায়তা করার জন্য এইগুলি সেরা টিপস৷ যাইহোক, সবসময় সতর্ক থাকুন যাতে ভুলবশত গুরুত্বপূর্ণ ফাইল মুছে না যায়।

আরও পড়ুন : কিভাবে মাইক্রোসফ্ট আউটলুক অপ্টিমাইজ করুন এবং গতি বাড়ান .